Pour la plupart des spécialistes de la communication digitale dans le monde, Gmail est le premier canal de communication pour leur entreprise. Les conseils pointus sur l’utilisation d’un compte Gmail peuvent vous aider dans votre quotidien. Qu’il s’agisse d’email marketing, de connexion avec les clients ou de contact avec les fournisseurs, tout peut être réalisé à partir de votre puissant compte Gmail.

Google et un grand nombre de développeurs tiers ont doté Gmail de fonctionnalités, d’astuces et de modules complémentaires qui feront saliver tous les spécialistes du marketing et même les novices. C’est le moment de les découvrir et de les mettre en pratique pour augmenter votre productivité.

1. Rédigez vos e-mails plus rapidement grâce à la « Rédaction intelligente ».

Commençons par une fonctionnalité alimentée par l’IA que Google a lancée l’année dernière. La fonction « Rédaction intelligente » vous aide à rédiger vos e-mails plus rapidement. C’est comme si vous aviez votre écrivain fantôme. Il devine ce que vous allez écrire avant de l’écrire.

Comment utiliser « Rédaction intelligente » ?

Par défaut, la fonction « Rédaction intelligente » est automatiquement activée dans Gmail. Si ce n’est pas le cas, suivez les étapes ci-dessous pour l’activer :

• Cliquez sur « Paramètres » sur le bouton d’engrenage.
• Sous « Général », cherchez « Rédaction intelligente« .

• Choisissez « suggestions de texte activées ».
• Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Vous verrez les suggestions qui vous sont données pendant que vous tapez votre texte email en texte gris. Pour accepter une suggestion, cliquez sur la touche de tabulation de votre clavier. Sur un smartphone, vous devez glisser vers la droite pour accepter la suggestion.

2. Récupérer un e-mail envoyé avec « Annuler l’envoi« .

Notre prochaine liste d’astuces Gmail consiste à utiliser l’option Annuler l’envoi. Avez-vous déjà envoyé un email à Mme XXX, pour ensuite l’envoyer à M. YYY par erreur ?  Des erreurs de ce genre sont très possibles. Dans ces cas-là, la fonction Annuler l’envoi peut être votre sauveur.

Comment utiliser la fonction « Annuler l’envoi »

• Cliquez sur « Paramètres » sur le bouton d’engrenage.
• Sous « Général », faites défiler la liste jusqu’à « Annuler l’envoi ».

• Cliquez sur le menu déroulant pour choisir la « période d’annulation de l’envoi » (5, 10, 20 ou 30 secondes).
• Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
• Après avoir envoyé un courriel, en bas à gauche de votre boîte de réception, vous verrez une fenêtre contextuelle indiquant « Message envoyé » avec les options « Annuler » ou « Afficher le message ».
• Cliquez sur « Annuler ». L’e-mail réapparaîtra sous forme de brouillon.

3. Organisez vos e-mails à l’aide libellés et de filtres

Si vous vous êtes inscrit à des bulletins d’information (newsletters), des blogs ou tout autre service, il y a de fortes chances que votre boîte de réception soit encombrée de toutes sortes d’e-mails. Grâce aux libellés et aux filtres, vous pouvez facilement étiqueter vos emails pour obtenir le bon ordre et les filtrer en fonction de vos besoins.

Création d’un libellé

• Dans la barre latérale de Gmail, développez le menu, déplacez vous vers le bas et cliquez sur Créer une nouvelle étiquette.
• Saisissez un nom pour le libellé et cliquez sur Créer.

Création d’un filtre

• Cliquez sur l’icone à droite dans ans la barre de recherche de Gmail.

• Saisissez vos critères simplement. ( moi je ne touche à rien et je choisis de mettre en « Objet » le nom du libellé. Pour cet exemple c’est : Quora )

• Saisissez vos critères de recherche dans ces champs et cliquez sur « Créer un filtre. »

• Cochez la case  » ne pas afficher dans la boite de réception (l’archiver) ».

• Cochez la case « Appliquer le libellé et cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner le libellé que vous avez créée précédemment.

• Cliquez sur « Créer un filtre. »

Gmail va maintenant déplacer automatiquement tous les e-mails basés sur les critères ci-dessus dans le libellé que vous avez sélectionnée. Et ils n’apparaîtront pas dans votre boîte de réception.

4. Planifiez vos e-mails pour qu’ils soient envoyés plus tard

Parfois, votre client dit qu’il est trop occupé pour lire votre présentation en ce moment, mais il vous demande de la lui renvoyer la semaine prochaine. Rédigez cet e-mail maintenant, avant de l’oublier, et programmez le avec cet outil génial.

Ou peut-être n’avez-vous pas le temps d’écrire un tas d’e-mails à un client particulier, mais vous craignez de les oublier au bout d’un moment. l’outil « programmer l’envoi » peut faire face à ces petits désagréments et les planifier au bon moment pour vous.

5. Définissez une réponse par défaut pour des réponses plus rapides

Les réponses prédéfinies peuvent être très utiles si vous recevez régulièrement les mêmes questions ou commentaires par e-mail. Si vous vous retrouvez à utiliser toujours la même réponse par e-mail, il est probablement préférable de définir une réponse par défaut pour des réponses plus rapides. Ainsi, vous n’aurez plus à répondre à la même question pour la centième fois.

Paramètres de la réponse par défaut

• Cliquez sur Paramètres.
• Sous Paramètres avancés, faites défiler la liste jusqu’à Réponses prédéfinies (modèles).
• Choisissez « Activer », puis cliquez sur « Enregistrer les modifications. »

Utilisation des réponses prédéfinies

• Cliquez sur « nouveau message ». La fenêtre du nouveau message apparaît.
• Rédigez une réponse qui servira de réponse par défaut.
• Cliquez sur les trois points en bas de la fenêtre du message.
• Sélectionnez Réponses par défaut –) Enregistrer le brouillon comme modèle –) Enregistrer comme nouveau modèle.

• Il vous sera demandé de saisir un nouveau nom pour le modèle. Saisissez un nom et cliquez sur Enregistrer.

• Cliquez sur « Enregistrer les modifications. »

Votre nouvelle réponse est maintenant disponible pour être utilisée. Chaque fois que vous avez besoin de répondre avec cette réponse prédéfinie, allez dans la section des réponses par défaut comme indiqué ci-dessous.

6. Rédiger des emails sans erreur à l’aide de Grammarly ou d’autres outils de correction d’orthographe et de grammaire

Les compétences en matière de rédaction créative sont la marque d’un bon marketeur. Et Grammarly vous permet de rédiger des emails de grande qualité.

Lorsque vous activez Grammarly, il vérifie automatiquement chaque e-mail pour détecter les problèmes de frappe : fautes d’orthographe, de grammaire, de clarté, de placement des virgules, etc. Corrigez ces erreurs et vous serez sur la bonne voie pour faire une excellente première impression.

7. Devenez un utilisateur expert avec l’aide de plugins

Notre dernière astuce Gmail concerne les plugins. Il s’agit d’un bonus pour une productivité accrue. Vous pouvez ajouter des plugins à votre boîte de réception en utilisant les modules complémentaires fournis par Gmail.

Comment accéder aux plugins de Gmail ?

Allez dans paramètres –> Cliquez modules complémentaires

–> ensuite Gérer » .

–> Et pour finir, « rechercher le module complémentaire » dans la barre de recherche.

Les modules complémentaires offrent différents compléments à Gmail pour une grande variété de tâches : l’analyse, la gestion de projet, le suivi des e -mails, etc. Bah voilà ! Vous venez de passer à la vitesse supérieure dans la gestion de votre compte Gmail.

Est-ce que ces astuces ont été utiles pour vous ? Visiter votre compte Gmail et essayez de les appliquer une à une. Merci et n’oubliez pas de me laisser un petit commentaire 😉 ou partager 🚀pour faire profiter cela aux autres.